Darba devēji laika gaitā apstrādā daudz datu par saviem darbiniekiem. Visi šie dati tiek glabāti personāla failā. Šis fails satur svarīgus personas datus, un šī iemesla dēļ ir svarīgi, lai tas tiktu darīts droši un pareizi. Cik ilgi darba devējiem ir atļauts (vai dažos gadījumos tas ir nepieciešams) glabāt šos datus? Šajā emuārā varat lasīt vairāk par personāla lietu juridisko glabāšanas termiņu un to, kā ar to rīkoties.
Kas ir personāla lieta?
Kā minēts iepriekš, darba devējam bieži nākas saskarties ar savu darbinieku personāla datiem. Šie dati ir pareizi jāsaglabā un pēc tam jāiznīcina. Tas tiek darīts, izmantojot personāla failu. Tas ietver darbinieka(-u) vārdu un adresi, darba līgumus, darbības pārskatus utt. Šiem datiem ir jāatbilst prasībām, kas atbilst AVG noteikumiem, un tie ir jāsaglabā noteiktu laiku.
(Ja vēlaties uzzināt, vai jūsu personāla lieta atbilst AVG prasībām, skatiet mūsu personāla failu AVG kontrolsarakstu šeit)
Darbinieku datu saglabāšana
AVG nenorāda konkrētus personas datu glabāšanas periodus. Nav viennozīmīgas atbildes uz personāla lietas glabāšanas termiņu, jo tā sastāv no dažāda veida (personas) datiem. Katrai datu kategorijai tiek piemērots atšķirīgs saglabāšanas periods. Tas ietekmē arī to, vai persona joprojām ir darba ņēmēja vai ir atstājusi darbu.
Uzglabāšanas termiņu kategorijas
Kā minēts iepriekš, pastāv dažādi glabāšanas periodi, kas saistīti ar personas datu saglabāšanu personāla lietā. Ir jāņem vērā divi kritēriji, proti, vai darbinieks joprojām ir nodarbināts vai ir atstājis darbu. Tālāk ir norādīts, kad noteikti dati ir jāiznīcina vai drīzāk jāsaglabā.
Pašreizējā personāla lieta
Joprojām nodarbināta darbinieka pašreizējā personāla datnē esošajiem datiem nav noteikti fiksēti glabāšanas termiņi. AVG tikai uzliek darba devējiem pienākumu uzturēt personāla lietas “atjauninātas”. Tas nozīmē, ka pašam darba devējam ir pienākums noteikt termiņu personāla lietu periodiskai pārskatīšanai un novecojušo datu iznīcināšanai.
Pieteikuma informācija
Pieteikuma dati, kas attiecas uz pretendentu, kurš nav pieņemts darbā, jāiznīcina ne vēlāk kā 4 nedēļu laikā pēc pieteikšanās procedūras beigām. Šajā kategorijā ietilpst tādi dati kā motivācijas vai pieteikuma vēstule, CV, paziņojums par uzvedību, sarakste ar pretendentu. Ar pretendenta piekrišanu datus iespējams glabāt aptuveni 1 gadu.
Reintegrācijas process
Kad darbinieks ir pabeidzis reintegrācijas procesu un atgriežas savā darbā, tiek piemērots maksimālais saglabāšanas periods 2 gadi pēc reintegrācijas pabeigšanas. Ir izņēmums, ja darba devējs ir pašapdrošinātājs. Šādā gadījumā tiek piemērots 5 gadu glabāšanas periods.
Maksimāli 2 gadi pēc darba attiecību beigām
Pēc darbinieka aiziešanas no darba uz lielāko daļu personāla lietā esošo (personas) datu attiecas glabāšanas periods līdz 2 gadiem.
Šajā kategorijā ietilpst:
- Darba līgumi un to grozījumi;
- Sarakste saistībā ar atkāpšanos no amata;
- Ziņojumi par novērtējumiem un darbības pārskatiem;
- Sarakste, kas saistīta ar paaugstināšanu/pazemināšanu;
- Sarakste par slimību no UWV un uzņēmuma ārsta;
- Ziņojumi, kas saistīti ar Vārtu sargu pilnveides likumu;
- Līgumi par dalību Uzņēmumu padomē;
- Sertifikāta kopija.
Vismaz 5 gadi pēc darba attiecību beigām
Uz noteiktiem personāla lietas datiem attiecas 5 gadu glabāšanas periods. Tāpēc darba devējam ir pienākums glabāt šos datus 5 gadus pēc tam, kad darbinieks pārtrauc darba attiecības. Tie ir šādi dati:
- Algas nodokļa izziņas;
- Darbinieku apliecinoša dokumenta kopija;
- Dati par etnisko piederību un izcelsmi;
- Dati, kas saistīti ar algas nodokļiem.
Tāpēc šie dati būtu jāuzglabā vismaz piecus gadus, pat ja tos aizstāj ar jauniem paziņojumiem personāla lietā.
Vismaz 7 gadi pēc darba attiecību beigām
Tālāk darba devējam ir arī tā sauktais “nodokļu ieturēšanas pienākums”. Tas uzliek darba devējam pienākumu glabāt visus pamata ierakstus 7 gadus. Tātad tas ietver pamatdatus, algas, algu uzskaiti un algu līgumus.
Vai beidzies glabāšanas periods?
Kad ir beidzies maksimālais personāla lietas datu glabāšanas termiņš, darba devējs datus vairs nevar izmantot. Pēc tam šie dati ir jāiznīcina.
Kad minimālais saglabāšanas termiņš ir beidzies, darba devējs var iznīcināt šos datus. Izņēmums attiecas uz gadījumiem, kad ir beidzies minimālais glabāšanas termiņš un darbinieks pieprasa datu iznīcināšanu.
Vai jums ir jautājumi par personāla failu glabāšanas periodiem vai citu datu glabāšanas periodiem? Ja tā, lūdzu, sazinieties ar mums. Mūsu nodarbinātības juristi ar prieku jums palīdzēs!