Uzņēmumu pārvaldības sistēma: kas pieņem lēmumus un kas uzrauga?

Uzņēmumu pārvaldības sistēma ir noteikumu kopums, kas nosaka, kas jūsu uzņēmumā pieņem lēmumus, kas uzrauga un kā direktori atbild par saviem lēmumiem. Nīderlandē lielākā daļa šīs sistēmas ir noteikta likumā Nīderlandes Civilkodeksa (Burgerlijk Wetboek, BW) 2. grāmatā; Nīderlandes Uzņēmumu pārvaldības kodekss pievieno saistošus “ievērot vai paskaidrot” noteikumus tikai biržā kotētiem uzņēmumiem.

Privātam uzņēmumam (bv) regulējumu galvenokārt veido statūti, akcionāru līgums un daži iekšējie noteikumi. Biržā kotētam vai lielam uzņēmumam tas ietver arī uzraudzības struktūru, komitejas un plašus pārskatu sniegšanas pienākumus. Tālāk mēs izskaidrojam juridiskos pamatelementus, izvēles iespējas un soļus, lai ieviestu funkcionējošu regulējumu.

Kāpēc pārvaldības sistēmai ir nozīme?

Skaidrs regulējums novērš strīdus par pilnvarām un aizsargā direktorus no atbildības. Tas arī parāda investoriem, bankām un regulatoriem, ka lēmumi tiek pieņemti rūpīgi.

Saskaņā ar Nīderlandes tiesību aktiem direktoriem ir pienācīgi jāveic savi pienākumi (BW 2:9. pants). Ja lēmums ir nepareizs, jautājums ir par to, vai direktors ir rīkojies ar pienācīgu rūpību, ņēmis vērā pareizo informāciju un ievērojis iekšējos noteikumus. Sistēma, kurā ir reģistrēts, kas ko izlemj un uz kāda pamata, ir labākais pierādījums tam, ka tas tā bija.

Ko Nīderlandes likumi saka par uzņēmuma interesēm?

Direktoriem ir jārīkojas uzņēmuma un tā uzņēmējdarbības interesēs (vennootschappelijk belang). Tās nav tikai akcionāru intereses.

Augstākā tiesa (Hoge Raad) Kankunas spriedumā (ECLI:NL:HR:2014:797) apstiprināja, ka direktoriem ir jāņem vērā visu uzņēmumā iesaistīto personu, piemēram, akcionāru, darbinieku un kreditoru, intereses. Apkalpojot uzņēmuma intereses, direktoriem ir jāizvairās no nevajadzīgas vai nesamērīgas kaitēšanas šīm ieinteresētajām personām.

Vienlīmeņu vai divlīmeņu dēlis: kura struktūra ir piemērota?

Nīderlandes likumi atļauj abus. Divlīmeņu struktūrā uzņēmumu vada valde, un to uzrauga atsevišķa uzraudzības padome (raad van commissarissen); vienlīmeņa struktūrā izpilddirektori un direktori bez izpildpilnvarām sēž kopā vienā valdē.

Divu līmeņu valde

Divlīmeņu valde ir tradicionālais holandiešu modelis. Valde (bestuur) pārvalda uzņēmumu. Uzraudzības padome pārrauga vadību un vispārējo lietu gaitu, kā arī konsultē valdi.

Uzraudzības direktoriem ir jārīkojas arī uzņēmuma interesēs. Viņi nav to akcionāru pārstāvji, kuri viņus iecēluši. Viņu pienākums ir neatkarīgi uzraudzīt, uzdot kritiskus jautājumus un būt pienācīgi informētiem.

Vienlīmeņa dēlis

Kopš 2013. gada 1. janvāra bv vai nv var izvēlēties vienlīmeņa valdi (BW 2:129a. pants un 2:239a. pants). Izpilddirektori vada uzņēmumu; direktori bez izpildpilnvarām veic uzraudzību.

Likums nosaka, ka vienas pakāpes valdes priekšsēdētājam jābūt bez izpildpilnvarām esošam direktoram un ka uzdevumu sadalījums ir jāfiksē statūtos vai valdes noteikumos. Vienas pakāpes modeli bieži izvēlas starptautiskas grupas, kas ar to ir pazīstamas, taču tas prasa skaidras vienošanās par informāciju un atbildību. Principā visi direktori ir kolektīvi atbildīgi, kas padara pareizu uzdevumu sadalījumu svarīgu bez izpildpilnvarām esošiem direktoriem.

Kad uzraudzības struktūra ir obligāta?

Lielākajai daļai privāto uzņēmumu uzraudzības padome ir neobligāta. Tā kļūst obligāta lielo uzņēmumu režīmā (struktūrrežīmā), ja uzņēmums trīs gadus pēc kārtas atbilst likumā noteiktajiem kritērijiem.

Īsumā šie kritēriji ir šādi: emitētais kapitāls un rezerves, kas pārsniedz likumā noteikto slieksni, saskaņā ar juridisku pienākumu izveidota darba padome un vismaz 100 darbinieki Nīderlandē (BW 2:153. un 2:263. pants). Uzņēmumam, kas ietilpst šajā režīmā, ir jābūt uzraudzības padomei vai vienlīmeņa padomei ar salīdzināmām pilnvarām. Pēc tam uzraudzības padome iegūst pilnvaras, piemēram, iecelt un atlaist direktorus pilnā režīmā, un darba padome iegūst tiesības ieteikt trešdaļu uzraudzības direktoru. Atsevišķām starptautiskām grupām ir paredzēti izņēmumi un atvieglots režīms.

Kas ko izlemj: akcionāri, valde un uzraugi?

Kopsapulce (algemene vergadering) ieceļ un atlaiž direktorus, pieņem gada pārskatus un lemj par statūtu grozījumiem. Valde vada uzņēmumu un pārstāv to.

bv gadījumā kopsapulcei jāsanāk vai jāpieņem lēmums rakstiski vismaz reizi gadā (BW 2:218. pants); nv gadījumā ikgadējai sapulcei jānotiek sešu mēnešu laikā pēc finanšu gada beigām (BW 2:108. pants). Statūti var piešķirt kopsapulcei pilnvaras dot norādījumus valdei. Valdei ir jāievēro šie norādījumi, ja vien tie nav pretrunā ar sabiedrības interesēm (BW 2:239. panta 4. daļa).

Lielākajā daļā regulējumu ir pievienots rezervētu jautājumu saraksts: lēmumi, kuriem nepieciešams iepriekšējs kopsapulces vai uzraudzības padomes apstiprinājums. Piemēri ir iegādes, kas pārsniedz noteiktu summu, ievērojama parāda uzņemšanās, ienākšana jaunos tirgos un vecākās vadības iecelšana. Šādas apstiprināšanas tiesības darbojas iekšēji. Attiecībās ar trešajām personām direktors, kurš ir pilnvarots pārstāvēt uzņēmumu, parasti joprojām var to saistīt pat bez iekšēja apstiprinājuma (BW 2:240(3) pants). Mūsu rakstā par akcionāru līgumu ir paskaidrots, kā akcionāri var noslēgt turpmākas vienošanās savā starpā.

Kā jūs reģistrējat lēmumu pieņemšanas tiesības?

Iekļaujiet pamatnoteikumus statūtos un sīkāku informāciju valdes noteikumos un apstiprināšanas matricā. Tas saglabā statūtu stabilitāti, vienlaikus pielāgojot ikdienas noteikumus.

Praktiskā apstiprināšanas matricā katram lēmuma veidam ir norādīts, kas to sagatavo, kas pieņem lēmumu un kam tas jāapstiprina, kā arī norādītas monetārās robežvērtības un līdzparakstīšanas noteikumi. Tajā ir arī reģistrēts, kā tiek risināti konflikti un kā tiek protokolēti lēmumi. Protokoli un lēmumu memorandi vēlāk ir jūsu pierādījums tam, ka valde ir rīkojusies rūpīgi.

Kādi pienākumi ir direktoriem?

Direktoriem ir pienācīgi jāveic savi pienākumi, jārīkojas uzņēmuma interesēs un jāizvairās no lēmumiem, kuros viņiem ir pretrunīgas personiskās intereses. Šo pienākumu pārkāpums var izraisīt personisku atbildību.

Interešu konflikti

Direktors ar tiešām vai netiešām personīgām interesēm, kas ir pretrunā ar uzņēmuma interesēm, nedrīkst piedalīties apspriedēs un lēmumu pieņemšanā (BW 2:129. panta 6. punkts un 2:239. panta 6. punkts). Ja rezultātā valde nevar pieņemt lēmumu, lēmumu pieņem uzraudzības padome vai, ja tādas nav, kopsapulce, ja vien statūtos nav noteikts citādi.

Darījumiem ar saistītām pusēm, piemēram, direktora paša uzņēmumu vai galveno akcionāru, ir piemērojama atsevišķa procedūra. Jāreģistrē, kas deklarēja līdzdalību, kas pieņēma lēmumu un ar kādiem noteikumiem. Biržā kotētiem uzņēmumiem likums pievieno īpašus noteikumus par būtiskiem darījumiem ar saistītām pusēm.

Direktoru atbildība

Direktors ir atbildīgs uzņēmuma priekšā tikai tad, ja viņu var nopietni vainot (ernstig verwijt) par pienākumu nepareizu izpildi. Attiecībā uz trešajām personām un bankrota gadījumā var tikt piemēroti stingrāki noteikumi.

Bankrota gadījumā direktori var tikt saukti pie solidāras atbildības par deficītu, ja viņi acīmredzami ir nepareizi veikuši savus pienākumus, un tas ir svarīgs bankrota iemesls (BW 2:248. pants). Nepienācīga grāmatvedības uzskaite vai gada pārskatu neiesniegšana laikā rada juridisku prezumpciju, ka pienākumi ir tikuši nepareizi izpildīti. Privāts uzņēmums var veikt izmaksas akcionāriem tikai tad, ja valde to apstiprina, un uzņēmums var turpināt maksāt savus parādus pēc tam (BW 2:216. pants). Mūsu raksti par direktoru atbildību un finansiālo drošību korporatīvajās tiesībās sīkāk aplūko šos riskus.

Labs regulējums samazina šos riskus. Tajā ir dokumentēta, kāda informācija bija valdes rīcībā, kā riski tika novērtēti un kas apstiprināja lēmumu. Kopsapulces apstiprinājums par atbildību attiecas tikai uz faktiem, kas bija acīmredzami no gada pārskatiem vai citādi atklāti kopsapulcei, un direktoru un amatpersonu apdrošināšana parasti izslēdz tīšus pārkāpumus.

Kā jūs organizējat risku pārvaldību un iekšējo kontroli?

Valde ir atbildīga par galveno risku identificēšanu un kontroli, kas nodrošina to noturēšanu pieņemamās robežās. To uzrauga uzraudzības padome vai padomes locekļi bez izpildpilnvarām.

Daudzi uzņēmumi izmanto atzītus modeļus, piemēram, COSO iekšējai kontrolei, ISO 31000 risku pārvaldībai un trīs līniju modeli, kurā vadība ir atbildīga par riskiem, atbilstības funkcija nosaka politiku un iekšējais audits sniedz neatkarīgu apliecinājumu. Biržā kotētiem uzņēmumiem Nīderlandes Korporatīvās pārvaldības kodeksa labākās prakses 1.4.3. punktā ir noteikts, ka vadības ziņojumā ir jāiekļauj kontroles paziņojums.

Mazākam uzņēmumam darbojas vienkāršāka sistēma: pienākumu atdalīšana maksājumu veikšanai, četru acu princips, kas pārsniedz noteiktu summu, ikmēneša finanšu pārskats un īss risku reģistrs ar īpašniekiem. Galvenais ir tas, ka valde var parādīt, ka tā zināja galvenos riskus un rīkojās, lai tos risinātu.

Kas jums būtu jānodrošina integritātes un trauksmes celšanas jomā?

Darba devējiem ar 50 vai vairāk darbiniekiem ir jābūt iekšējai ziņošanas procedūrai par aizdomām par pārkāpumiem saskaņā ar Trauksmes cēlēju aizsardzības likumu (Wet bescherming klokkenluiders). Ziņotāji ir aizsargāti pret atriebību.

Rīcības kodekss nosaka noteikumus par interešu konfliktiem, dāvanām un kukuļdošanas novēršanu. Ziņošanas kanāls darbojas tikai tad, ja cilvēki tam uzticas. Tas prasa konfidenciālu apstrādi, skaidru izmeklēšanas procedūru un valdi vai komiteju, kas seko līdzi ziņojumiem un gūtajai pieredzei.

Kāda ir darba padomes un citu ieinteresēto personu loma?

Uzņēmumam ar 50 vai vairāk darbiniekiem Nīderlandē ir jāizveido darba padome (ondernemingsraad) saskaņā ar Darba padomju likumu (Wet op de ondernemingsraden, WOR). Darba padomei ir tiesības tikt apspriestai par svarīgiem ekonomiskiem lēmumiem un tiesības piekrist svarīgiem darba tiesību noteikumiem.

Tiesības uz konsultāciju attiecas uz tādiem lēmumiem kā kontroles nodošana, reorganizācija, būtiski ieguldījumi vai direktora iecelšana vai atlaišana (WOR 25. un 30. pants). Konsultācija ir jāpieprasa posmā, kad tā vēl var ietekmēt lēmumu. Piekrišanas tiesības attiecas uz tādiem jautājumiem kā pensija, darba laiks un personāla uzraudzības sistēmas (WOR 27. pants). Šīs tiesības ir jāiekļauj lēmumu plānošanā, nevis jāpārdomā atsevišķi.

Akcionāri īsteno savas tiesības kopsapulcē. Biržā kotētie uzņēmumi arī uztur dialogu ar investoriem. Bankām un citiem finansētājiem bieži vien ir informācijas un apstiprināšanas tiesības saskaņā ar aizdevuma dokumentāciju, kas jāatspoguļo apstiprināšanas matricā.

Kādi ziņošanas pienākumi ir spēkā?

Katrai bv un nv ir jāsagatavo gada pārskati un, atkarībā no tās lieluma, vadības ziņojums, un jāiesniedz tie Tirdzniecības palātā (KvK). Lielākiem uzņēmumiem ir jāveic arī pārskatu revīzija.

Bv gadījumā valde sagatavo gada pārskatus piecu mēnešu laikā pēc finanšu gada beigām; kopsapulce šo termiņu var pagarināt par pieciem mēnešiem (BW 2:210. pants). Pēc pieņemšanas pārskati jāiesniedz KvK astoņu dienu laikā un jebkurā gadījumā divpadsmit mēnešu laikā pēc finanšu gada beigām. Novēlota iesniegšana var izraisīt naudas sodu un bankrota gadījumā iepriekš minēto nepareizas pārvaldības prezumpciju.

Ilgtspējības ziņošana saskaņā ar ES Uzņēmumu ilgtspējības ziņošanas direktīvu (CSRD) attiecas uz lieliem un biržā kotētiem uzņēmumiem. Tās darbības jomu un laika grafiku ES mainīja 2025. gadā, tāpēc pārbaudiet, vai un kad jūsu uzņēmums ietilpst tās darbības jomā.

Kad ir piemērojams Nīderlandes Uzņēmumu pārvaldības kodekss?

Kodekss attiecas uz biržā kotētiem uzņēmumiem, kuru juridiskā adrese ir Nīderlandē. Savā vadības ziņojumā tiem jānorāda, vai tie ievēro tā principus un labākās prakses noteikumus, un jāpaskaidro jebkura atkāpe.

Šim “ievērot vai paskaidrot” pienākumam ir likumā noteikts pamats BW 2:391. pantā un saistītajā dekrētā par vadības ziņojuma saturu. Kodeksa pašreizējā versija ir datēta ar 2022. gada decembri un pievērš lielāku uzmanību ilgtspējīgai ilgtermiņa vērtības radīšanai, daudzveidībai un uzņēmuma kultūrai. Uzņēmumu pārvaldības uzraudzības komiteja ziņo par to, kā uzņēmumi to piemēro.

Kodekss nav saistošs biržā nekotētiem uzņēmumiem, taču daudzi to izmanto kā atsauci, piemēram, gatavojoties investoru piesaistei vai pārdošanai. Izvēlieties elementus, kas atbilst jūsu uzņēmuma lielumam, nevis kopējiet visu kodeksu.

Dažādība valdē

Kopš 2022. gada 1. janvāra biržā kotētas nevalstiskās sabiedrības uzraudzības padomē vismaz viena trešdaļa locekļu ir jābūt vīriešiem un vismaz viena trešdaļa sievietēm. Iecelšana amatā, kas neatbilst šim nosacījumam, ir spēkā neesoša.

Lielām NV un bvs ir arī jānosaka atbilstoši un vērienīgi mērķi dzimumu līdzsvaram savā valdē, uzraudzības padomē un augstākajā vadībā, jāizstrādā plāns to sasniegšanai un katru gadu jāziņo par to Sociālajai un ekonomikas padomei (SER).

Kuri ES noteikumi ietekmē pārvaldību?

Papildus Nīderlandes uzņēmējdarbības tiesībām vairāki ES noteikumi tieši nosaka valdes pienākumus. Vissvarīgākie no tiem attiecas uz datu aizsardzību, kiberdrošību un mākslīgo intelektu.

• Vispārīgā datu aizsardzības regula (VDAR) nosaka, ka uzņēmumam ir jāspēj pierādīt atbilstību, noteiktos gadījumos iecelt datu aizsardzības speciālistu un 72 stundu laikā ziņot par datu pārkāpumiem Nīderlandes Datu aizsardzības iestādei (Autoriteit Persoonsgegevens).
• NIS2 direktīva, kas Nīderlandē ieviesta ar Kiberdrošības likumu (Cyberbeveiligingswet), nosaka, ka darbības jomā iekļautajām struktūrām ir jāveic kiberdrošības pasākumi, kurus apstiprina un pārrauga vadības struktūra.
• ES Mākslīgā intelekta likums, kas stājās spēkā 2024. gada 1. augustā un tiek piemērots pakāpeniski, nosaka pienākumus uzņēmumiem, kas izstrādā vai izmanto mākslīgā intelekta sistēmas, atkarībā no riska līmeņa.

Piešķiriet atbildību par katru no šīm jomām ieceltam valdes loceklim un pārliecinieties, ka valde regulāri saņem ziņojumus.

Kā jūs pielāgojat pārvaldību savam uzņēmumam?

Saglabājiet regulējumu samērīgu. Jaunuzņēmumam ir nepieciešamas skaidras lēmumu pieņemšanas tiesības un pamata kontrole; grupai ar ārvalstu meitasuzņēmumiem ir nepieciešams kopīgs bāzes līmenis ar vietējiem papildinājumiem.

Grupas un pārrobežu darbības

Grupā mātesuzņēmums nosaka pamata politiku un rezervētos jautājumus. Katra meitasuzņēmuma valdei joprojām ir jārīkojas sava uzņēmuma interesēs.

Šī spriedze praksē ir svarīga. Mātesuzņēmuma norādījums, kas kaitē meitasuzņēmumam, piemēram, pārvietojot no tā aktīvus, var pakļaut meitasuzņēmuma direktorus atbildībai. Veiciet centrālu vienību reģistru ar direktoriem, parakstītājiem un iesniegšanas datumiem, un pārliecinieties, ka vietējās valdes faktiski sanāk un pieņem lēmumus.

Fondi un asociācijas

Kopš 2021. gada 1. jūlija Juridisko personu pārvaldības un uzraudzības likums (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, WBTR) piemēro līdzīgus noteikumus par pienākumiem, interešu konfliktiem un atbildību fondiem un biedrībām.

Kas jums kā direktoram būtu jāpārbauda?

Kā direktors jūs uzņematies personisku atbildību saskaņā ar BW 2:9. un 2:248. pantu, tāpēc pārbaudiet, vai šis regulējums jūs aizsargā praksē:

• Vai jūs zināt, kuriem lēmumiem ir nepieciešams iepriekšējs apstiprinājums saskaņā ar statūtiem vai akcionāru līgumu, un vai šis apstiprinājums tiek reģistrēts?
• Vai esat deklarējis visas konfliktējošās personīgās intereses un atturējies no šāda lēmuma pieņemšanas (BW 2:239(6) pants attiecībā uz bv)?
• Vai valdes lēmumi tiek protokolēti, norādot informāciju, uz kuras pamata tie tika pieņemti?
• Vai gada pārskati ir sagatavoti un iesniegti KvK likumā noteiktajos termiņos?
• Vai darba padomei ir laikus lūgts padoms par lēmumiem, kas uzskaitīti WOR 25. pantā?

Kas jums kā akcionāram būtu jāpārbauda?

Kā akcionārs jūs īstenojat savu ietekmi, piedaloties akcionāru sapulcē un parakstot dokumentus, tāpēc pārbaudiet:

• Kādus lēmumus statūti paredz kopsapulcei un vai jūs varat dot valdei norādījumus (BW 2:239. panta 4. punkts).
• Kas ieceļ un atlaiž direktorus un uzraudzības padomes locekļus, un vai lielo uzņēmumu režīms ierobežo šīs tiesības.
• Kādas informācijas saņemšanas tiesības jums ir starp sapulcēm saskaņā ar likumu vai akcionāru līgumu.
• Vai pirms izmaksu sadales tiek pārbaudīta atbilstoši BW 2:216. panta izmaksu pārbaudei.
• Kā strupceļa un izstāšanās situācijas tiek atrisinātas, piemēram, ar nodošanas klauzulu vai izmeklēšanas procedūru (enquêteprocedure) Uzņēmumu palātā.

Ko mēs varam darīt jūsu labā ar jūsu pārvaldības sistēmu?

Mūsu korporatīvo tiesību komanda izveido un pārskata pārvaldību Nīderlandes un starptautiskiem uzņēmumiem:

• Mēs pārskatām jūsu statūtus un akcionāru līgumu, ņemot vērā BW 2. grāmatu un jūsu faktisko lēmumu pieņemšanas procesu.
• Mēs izstrādājam valdes noteikumus, apstiprināšanas matricu un interešu konflikta novēršanas procedūru.
• Mēs izvērtējam, vai ir piemērojams lielo uzņēmumu režīms un kāds atbrīvojuma vai atvieglotā režīma ir pieejams.
• Mēs plānojam darba padomes konsultāciju un piekrišanas tiesības svarīgos lēmumos, piemēram, reorganizācijā vai pārdošanā.
• Mēs konsultējam direktorus par personiskās atbildības uzņemšanos, pirms tiek pieņemts lēmums par augstu risku.

Kopsavilkums

• Korporatīvās pārvaldības sistēma nosaka, kas pieņem lēmumus, kas uzrauga un kā direktori atbild par saviem lēmumiem.
• Nīderlandē pamatnoteikumi ir iekļauti BW 2. grāmatā; Nīderlandes Uzņēmumu pārvaldības kodekss attiecas uz biržā kotētiem uzņēmumiem, pamatojoties uz “ievēro vai paskaidro” principu.
• Direktoriem ir jārīkojas uzņēmuma interesēs, tostarp darbinieku, kreditoru un citu ieinteresēto personu interesēs.
• Jūs varat izvēlēties starp divlīmeņu un vienlīmeņa valdi; lielo uzņēmumu režīmā uzraudzība ir obligāta.
• Reģistrēt pilnvaras statūtos, valdes noteikumos un apstiprināšanas matricā, kā arī savlaicīgi iesaistīt darba padomi.

Likumā paredzētie noteikumi ir atrodami Nīderlandes Civilkodeksa 2. grāmatā.

Biežāk uzdotie jautājumi