Personāla datiem nav viena glabāšanas perioda. Saskaņā ar GDPR jūs varat glabāt datus tikai tik ilgi, cik tie nepieciešami mērķim, kādam tie tika vākti; Nīderlandes nodokļu likums nosaka fiksētus minimālos periodus algas uzskaitei, algas nodokļa deklarācijai un darbinieka personu apliecinoša dokumenta kopijai.
Praksē tas Nīderlandes darba devējiem dod trīs enkurus: divus gadus pēc darba attiecību beigām lielākajai daļai personāla lietas, piecus gadus algas nodokļa izrakstam un personas apliecības kopijai un septiņus gadus algas administrēšanai. Mūsu raksts par to, ko var glabāt personāla lietā, aplūko saturu; šajā rakstā – cik ilgi.
Kāds ir GDPR pamatnoteikums?
Neglabājiet personas datus ilgāk, nekā nepieciešams. VDAR 5. panta 1. punkta e) apakšpunkts (glabāšanas ierobežojums) nosaka, ka jums ir jāizlemj, cik ilgi jums tie faktiski ir nepieciešami katrai datu kategorijai, un jāspēj paskaidrot šo izvēli.
Pašā GDPR nav ietverta periodu tabula. Tālāk norādītie periodi ir ņemti no Nīderlandes nodokļu tiesību aktiem un Nīderlandes Datu aizsardzības iestādes (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) vadlīnijām.
Kādus datus jūs glabājat divus gadus?
Lielākā daļa personāla datņu. AP norādījumi nosaka, ka dati bez likumā noteikta glabāšanas perioda parasti tiek glabāti divus gadus pēc darbinieka aiziešanas.
Tas attiecas, piemēram, uz darba līgumu un tā grozījumiem, novērtējumiem un snieguma ziņojumiem, saraksti par iecelšanu amatā, paaugstināšanu amatā, pazemināšanu amatā un atlaišanu, apmācību uzskaiti, brīdinājumiem, ieteikumiem un prombūtnes reģistriem.
Ja ar darbinieku ir bijis vai ir bijis darba strīds vai notiek tiesas prāva, jūs varat saglabāt ar to saistītos datus ilgāk, līdz lieta tiek atrisināta. Tas attaisno attiecīgā materiāla, nevis visa faila, glabāšanu uz nenoteiktu laiku.
Kādus datus jūs glabājat piecus vai septiņus gadus?
Fiskālie ieraksti. Šeit jums nav rīcības brīvības: nodokļu saistības nosaka periodu un ignorē vispārējo principu par datu glabāšanu pēc iespējas īsākā laikā.
- Algas nodokļa paziņojums (loonbelastingverklaring) un personu apliecinoša dokumenta kopija, kuru pārbaudījāt, kad darbinieks sāka strādāt: piecus gadus pēc darba attiecību beigām.
- Algu administrācija (loonadministratie): septiņi gadi, Nīderlandes Nodokļu un muitas administrācijas (Belastingdienst) noteiktais vispārējais fiskālais glabāšanas periods pamatdokumentiem.
Šie ilgākie periodi attiecas tikai uz tiem ierakstiem, uz kuriem attiecas nodokļu saistības. Pārējai datnei joprojām tiek piemērots divu gadu noteikums.
Cik ilgi jūs drīkstat glabāt pretendentu datus?
Parasti līdz četrām nedēļām pēc pieteikšanās procedūras beigām. Ar kandidāta piekrišanu datus var saglabāt līdz vienam gadam, piemēram, talantu kopas vajadzībām.
Piekrišanai ir jābūt patiesai izvēlei, kas ir pieprasīta atsevišķi un reģistrēta. Ar vienu rindiņu jūsu privātuma paziņojumā nepietiek.
Kā ar slimības un medicīniskajiem datiem?
Veselības dati pieder uzņēmuma ārstam (bedrijfsarts) vai arodslimību veselības dienestam, nevis jums kā darba devējam. Uz tiem attiecas medicīniskā konfidencialitāte un to glabāšanas noteikumi.
Kā darba devējs jūs glabājat tikai prombūtnes datumus un informāciju, kas nepieciešama reintegrācijai un algas izmaksai slimības laikā. Šie dati atbilst parastajiem personāla lietas periodiem.
Kā jūs praktiski panākat, lai noturēšana darbotos?
Trīs lietas pārvērš noteikumus par atbilstību.
- Saglabāšanas grafiks, kas nosaka periodu katrai kategorijai, kas tiek reģistrēts jūsu apstrādes darbību reģistrā (VDAR 30. pants).
- Katru gadu ir noteikts brīdis, kurā faktiski tiek piemērots grafiks. Saglabāšanas politikas parasti neizdodas bezdarbības, nevis domstarpību dēļ.
- Īsta dzēšana. Faila izdzēšana no personāla vadības sistēmas, kamēr kopijas paliek pastkastītēs, koplietotajos diskos un dublējumos, nav dzēšana, un darbinieka piekļuves pieprasījums to ātri vien atmaskos.
Rezumējot
- GDPR nenosaka konkrētus termiņus: dati tiek glabāti tikai tik ilgi, cik nepieciešams to mērķim.
- Lielākā daļa personāla lietu: divus gadus pēc darba attiecību beigām, ilgāk tikai datiem, kas attiecas uz strīdu.
- Algas nodokļa deklarācija un personas apliecības kopija: piecus gadus pēc darba attiecību beigām; algas administrēšana: septiņus gadus.
- Pretendenti: līdz četrām nedēļām pēc procedūras vai līdz vienam gadam ar reģistrētu piekrišanu.
- Veselības dati paliek pie uzņēmuma ārsta; jūs glabājat tikai prombūtnes datumus un to, kas nepieciešams reintegrācijai un algas izmaksai.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai darbinieks var pieprasīt datu dzēšanu?
Dažreiz. GDPR 17. pantā noteiktās tiesības uz dzēšanu ir piemērojamas, ja dati vairs nav nepieciešami vai ir apstrādāti nelikumīgi. Tās neatceļ likumā noteiktu saglabāšanas pienākumu, piemēram, fiskālo.
Vai mēs drīkstam saglabāt failu ilgāk, ja nākotnē varētu rasties pretenzijas?
Tikai tad, ja prasība ir reāli paredzama, un tikai tad, ja tai ir būtiska nozīme. Vispārēja iespēja, ka nākotnē varētu rasties strīds, neattaisno visa dokumenta saglabāšanu.
Kā ar atsaucēm un izejas dokumentiem?
Tie ietilpst vispārējā divu gadu kategorijā. Vienošanās par izlīgumu (vaststellingsovereenkomst) saglabāšana fiskālajā periodā ir pamatota, ja tai ir sekas attiecībā uz algām, piemēram, atlaišanas pabalsts.
Neesat pārliecināts par savu situāciju? Pastāstiet mums par savu situāciju. Mēs jūs informēsim par jūsu iespējām vienas darba dienas laikā.
Cik Law & More var jums palīdzēt, ir paskaidrots mūsu darba jurists lappuse.
