Kā darba devējam ir svarīgi pareizi uzglabāt darbinieku datus. To darot, jums ir pienākums veikt darbinieku personas datu personāla uzskaiti. Uzglabājot šādus datus, ir jāņem vērā Privātuma likuma Vispārīgā datu aizsardzības regula (AVG) un Īstenošanas likuma Vispārīgā datu aizsardzības regula (UAVG). AVG uzliek pienākumus darba devējam saistībā ar personas datu apstrādi. Izmantojot šo kontrolsarakstu, jūs uzzināsit, vai jūsu personāla faili atbilst prasībām.
- Kādus datus drīkst apstrādāt personāla lietā?
Galvenais noteikums, kas tiek ievērots, ir tas, ka drīkst iekļaut tikai personas lietas vajadzībām nepieciešamos datus: darba līguma ar darbinieku pareizu izpildi.
Jebkurā gadījumā tiks saglabāti “parastie” personas dati, piemēram:
- Vārds;
- Adrese;
- Dzimšanas datums;
- Pases/personas apliecības kopija;
- BSN numurs
- Parakstīts darba līgums ar darba noteikumiem un pielikumiem;
- Darbinieku veiktspējas un attīstības dati, piemēram, novērtējuma ziņojumi.
Darba devēji var izvēlēties paplašināt personāla datni, iekļaujot citus datus, piemēram, darba devēja personīgās piezīmes, ierakstu par darba kavējumiem, sūdzības, brīdinājumus, interviju ierakstus utt.
Kā darba devējam ir svarīgi regulāri atjaunināt šos datus, lai nodrošinātu pareizību un precizitāti attiecībā uz likumīgajiem saglabāšanas periodiem.
- Kad personāla lietā var apstrādāt “parastos” personas datus?
Darba devējam ir jāapsver, kad un kādus “parastos” personas datus var glabāt personāla lietā. Saskaņā ar AVG 6. pantu darba devēji var glabāt “parastos” personas datus personāla lietā 6 iemeslu dēļ. Šie iemesli ietver:
- Darbinieks ir devis piekrišanu apstrādei;
- Apstrāde nepieciešama darbinieka (darba) līguma noformēšanai;
- Apstrāde ir nepieciešama darba devēja juridisku pienākumu dēļ (piemēram, maksāt nodokļus un iemaksas);
- Apstrāde nepieciešama, lai aizsargātu darbinieka vai citas fiziskas personas vitālās intereses (piemērs, kad draud akūtas briesmas, bet darbinieks ir garīgi nespējīgs dot piekrišanu);
- Apstrāde nepieciešama sabiedrības interesēm/sabiedriskajai kārtībai;
- Apstrāde nepieciešama, lai apmierinātu darba devēja vai trešās personas likumīgās intereses (izņemot gadījumus, kad darbinieka intereses ir svarīgākas par darba devēja likumīgajām interesēm).
- Kādus datus nevajadzētu apstrādāt personāla lietā?
Papildus “parastajiem” datiem, kas ir iekļauti failā, ir arī dati, kurus (parasti) nevajadzētu iekļaut, jo tie pēc būtības ir īpaši sensitīvi. Šie ir “īpašie” dati un ietver:
- Ticējumi;
- Seksuālā orientācija;
- rase vai etniskā piederība;
- Medicīniskie dati (tostarp, ja darbinieks tos sniedzis brīvprātīgi).
'Īpašus' datus AVG var glabāt tikai 10 izņēmumos. Galvenie 3 izņēmumi ir šādi:
- Darbinieks ir devis nepārprotamu piekrišanu apstrādei;
- Jūs apstrādājat personas datus, kurus darbinieks pats ir mērķtiecīgi atklājis;
- Apstrāde ir nepieciešama sevišķi svarīgu sabiedrības interešu dēļ (lai to atsauktos, ir nepieciešams Nīderlandes juridiskais pamats).
- Personāla lietu drošības pasākumi
Kam ir atļauts iepazīties ar personāla lietu?
Personāla lietu var skatīt tikai personas, kurām piekļuve nepieciešama darba veikšanai. Pie šīm personām pieder, piemēram, darba devējs un personāla nodaļas darbinieki. Arī pašam darbiniekam ir tiesības iepazīties ar savu personāla lietu un grozīt nepareizo informāciju.
Drošības prasības failam
Turklāt ir svarīgi ņemt vērā, ka AVG nosaka prasības personāla failu digitālai vai papīra glabāšanai. Kā darba devējam jums ir pienākums veikt pasākumus, lai aizsargātu darbinieka privātumu. Tāpēc fails ir jāaizsargā pret kibernoziegumiem, nesankcionētu piekļuvi, pārveidošanu vai dzēšanu.
- Personāla failu glabāšanas termiņš
AVG norāda, ka personas datus var glabāt ierobežotu laiku. Uz dažiem datiem attiecas likumā noteikts saglabāšanas periods. Pārējiem datiem darba devējam ir jānosaka termiņi datu dzēšanai vai periodiskai datu pareizības pārbaudei. AVG norāda, ka ir jāveic saprātīgi pasākumi, lai nodrošinātu neprecīzu datu saglabāšanu datnē.
Vai vēlaties uzzināt vairāk par personāla failu glabāšanas periodiem? Pēc tam lasiet mūsu emuāru darbinieku failu glabāšanas termiņi.
Vai jūsu personāla lieta atbilst iepriekš minētajām prasībām? Tad pastāv iespēja, ka tas ir saderīgs ar AVG.
Ja pēc šī emuāra izlasīšanas jums joprojām ir jautājumi par personāla lietu vai par AVG, lūdzu, sazinieties ar mums. Mūsu nodarbinātības juristi ar prieku jums palīdzēs!